Wie wir unser "wer-macht-was-bis-wann-Chaos" handhaben

Vor dreissig Jahren war es noch nicht nötig, Besprechungen durch Notizen festzuhalten. Die Aufgaben waren klar verteilt. Was der Chef anordnete wurde umgesetzt. Ab und zu wurden wichtige Arbeitsabläufe von Hand aufgeschrieben und kopiert oder später dann getippt und ausgedruckt. 

Mit dem Einzug des E-Mails in den Arbeitsalltag, wurde auch das Versenden von Besprechungsnotizen populär. Fleissig haben wir alle unsere Sitzungsprotokolle ins Word getippt und dann an alle Teilnehmer per E-Mail versendet.

Eine Übersicht ob die Aufgaben erledigt wurden gab es nicht. Im Alltag wurde schnell vergessen, wer was gemacht hat und die Protokolle waren oftmals nicht mehr auffindbar. Zudem gab es diverse Rückfragen und zwei Augengespräche die wir nicht festgehalten oder an die Beteiligten weitergeleitet haben.

Schade auch, dass die Protokolle jedes Mal anders aussahen. Deren Struktur und somit auch die Übersichtlichkeit ging oftmals verloren. Allenfalls erstellte Vorlagen wurden nicht mehr gefunden, gar nicht erst zentral gespeichert, oder je nach Betriebssystem anders interpretiert.

Gab es Korrekturen, fing das Chaos erst an...
Wer macht die Korrektur? Was wenn zwei gleichzeitig korrigieren? Wo wird das Original abgelegt? Welches ist die aktuelle Version? Was wurde genau geändert? Wann wird welche korrigierte Version wieder an alle versendet?

Wie wir uns verbessert haben

Seit zwei Jahren legen wir unsere Besprechungsnotizen in der Cloud ab. Die Teilnehmer sind informiert und die Aufgaben können direkt verteilt werden.

Jeder hat seine eigene Aufgabenübersicht. Jeder kann jederzeit und von Überallher darauf zugreifen. Jede Änderungsversion kann mit der Aktuellen verglichen werden.

Die Nutzung erfolgt Plattformunabhängig - unterschiedliche Word-Versionen und Probleme mit der Datengrössen beim E-Mail Versand gehören der Vergangenheit an.

Die Nutzer können ihre Anmerkungen und Fragen direkt und gleichzeitig kommentieren. Jeder sieht unverzüglich wenn ein anderer etwas verändert.


Ein Meilenstein in Bezug auf Übersichtlichkeit und Zusammenarbeit…

René

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